Предеча дел в архив

Передача дел в архив 10. Передача дел в архив. Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов Приложение N 18. При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела.

Передача дел на архивное хранение Передача дел на архивное хранение По завершении цикла делопроизводства выполняется подготовка и передача документов на архивное хранение в соответствии с положениями Федерального закона от 22. Основные этапы передачи документов на хранение Процедура передачи дел на архивное хранение проводится следующим образом. Первоначально выполняется подготовка дел, а также экспертиза ценности документации с определением сроков хранения. Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм.

Передача документов на архивное хранение

Передача дел на архивное хранение Передача дел на архивное хранение По завершении цикла делопроизводства выполняется подготовка и передача документов на архивное хранение в соответствии с положениями Федерального закона от 22.

Основные этапы передачи документов на хранение Процедура передачи дел на архивное хранение проводится следующим образом.

Первоначально выполняется подготовка дел, а также экспертиза ценности документации с определением сроков хранения. Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм.

Оформление обложки при передаче дел в архив включает в себя указание: наименования предприятия; номенклатуры номера и тома дела ; начального и конечного сроков хранения; архивного шифра; наименования структурного подразделения и телефона исполнителя; особых и дополнительных отметок. При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу. В нумерацию не включаются листы, содержащие внутреннюю опись дела, заверения, распорядительные листы.

При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности — на листах-вложениях. Если в процессе оформления передачи дел на хранение в нумерации допущена ошибка, используются литерные номера. Для обеспечения сохранности сформированные документы для передачи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов.

При этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист. В случае передачи дел на хранение, содержащих лицевые счета сотрудников организацию, требуется выполнение архивного переплета. К каждой единице прикладывается лист-заверитель с указанием особенностей физического состояния документов. Для передачи дел в архив со сроком хранения свыше 10 лет, а также документации по кадровому учету составляется внутренняя опись, которая затем вкладывается в папку.

В ней содержится перечень и краткое описание входящих в данное дело документов. Подготовка и организация процедур для передачи дел и документов на архивное хранение может выполняться непосредственно внутренними силами компании. Для этих целей создается комиссия из 3 человек, включая главного бухгалтера и штатного сотрудника, ответственного за обеспечение архивного хранения.

Формирование передачи дел на хранение может быть также выполнено специалистами сторонней компании, имеющей лицензию на право осуществления архивной деятельности Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.

После систематизации всей документации и формирования составляется сводная опись для передачи дел в архив. Заключительным этапом является передача документов на архивное хранение непосредственно в специализированное архивохранилище.

Уполномоченным сотрудником организации и архивистом сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, затем составляется и подписывается общая архивная опись. Оставить заявку на архивные услуги Получить консультацию Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Ваше сообщение отправлено.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подготовка дел для передачи в архив

38dk.ruча дела в архив: Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Существует следующий порядок. В архив общества передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. На обложке делауказываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела тома по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела крайние даты документов, помещенных в дело ; - количество листов в деле; - срок хранения дела. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. При изменении наименования организации, структурного подразделения его подчиненности или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией экспертной комиссией архивной организации. В заголовках дел, содержащих копии документов приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов. Описи дел структурных подразделенийсоставляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. Описательная статья описидел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части , полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела тома, части ; количество листов в деле томе, части ; срок хранения дела. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных и пропущенных номеров. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный муниципальный архив. Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера.

Например: Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Обратите внимание! Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Передача дел на архивное хранение

Передача дел в архив организации 1. Передача дел в архив организации Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации п. Передача дел постоянного, временных свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях п. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Порядок составления описей дел структурных подразделений устанавливается инструкцией по делопроизводству организации. Работа по составлению описей дел структурных подразделений выполняется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и работниками службы делопроизводства организации.

Порядок передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив В архив передаются дела с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел. Дела временного до 10 лет сроков хранения в архив, как правило, не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ федерального органа исполнительной власти организации. В период подготовки дел для передачи сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела. Прием каждого дела производится работником архива по описи, в присутствии лица, сдающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

Порядок передачи документов в архив организации, требования к формированию и оформлению дел при их подготовке к передаче в архив установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее — Инструкция по делопроизводству и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций далее — Правила работы архивов. Данными документами также установлены правила составления и оформления описей дел при передаче документов в архив организации, сводных описей дел в архиве, а также определен порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного до 10 лет хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Тема № 19 Передача дел в архив.

.

10.5. Передача дел в архив

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Передача дел в архив организации
Похожие публикации