Приказ о хранении трудовых книжек директоров обособленных подразделений

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала? Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо. Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо: создать единую кадровую службу; изготовить для нее необходимое количество печатей; уполномочить приказом распоряжением директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении. В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления Обособленное подразделение какие кадровые документы необходимо Вопрос Подскажите пожалуйста наша организация по Уставу зарегистрирована в Сургутском районе, сам офис находиться в городе Сургуте, снимаем площадь.

Трудовые все, кроме моей и директора, хранятся у меня в сейфе. Есть печать, которую рег-ла голова, ее и ставим.. Зато когда увольняется человек, он трудовую получает в день увольнения... Татьяна1984 у нас такая же ситуация, и трудовые заполняет голова а храните где?

Приказ о хранении трудовых книжек директоров обособленных подразделений

Как вести кадровую документации в филиале компании Приказ о хранении трудовых книжек директоров обособленных подразделений Законодательство РФ предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений - представительств и филиалов.

В связи с этим у работодателя возникает вопрос: каким образом регулировать трудовые отношения с работниками таких подразделений? О том, как передаются полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками филиалов, кто может производить записи в трудовых книжках, может ли филиал иметь свое штатное расписание и свою печать, вы узнаете из данной статьи. В силу п. Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется.

Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т. Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно.

При такой организации документооборота: - все кадровые документы приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами.

Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ либо за границей РФ , централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям. Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим, как правильно организовать кадровое делопроизводство в филиале.

Наличие филиала должно быть отражено в первую очередь в учредительных документах организации. При открытии филиала в процессе деятельности в учредительные документы вносятся изменения, которые регистрируются в налоговом органе в установленном законодательством порядке. Напомним, что решение об открытии филиала в обществах с ограниченной ответственностью принимается собранием участников учредителей общества, в акционерных обществах - советом директоров.

Свою деятельность филиал осуществляет на основании положения о филиале. Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются приказом руководителя организации и действуют на основании доверенности абз.

Обратите внимание! В учредительных документах организации и положении о филиале не должно быть ограничений или запретов по вопросам передачи полномочий по управлению обособленным подразделением.

Составляя доверенность на имя руководителя филиала, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом представительством , заключать сделки и подписывать договоры, необходимо прописать право на:. Кроме того, что определенными полномочиями в области кадрового делопроизводства наделяется руководитель филиала, в каждом подразделении существует работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу или даже бухгалтер.

А в больших филиалах создается отдельное подразделение - отдел кадров, отдел по работе с персоналом и др. Законодательством данный вопрос не урегулирован. Напомним, что штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений в том числе обособленных , наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Для него применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от С одной стороны, поскольку штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал является ее структурным подразделением, штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации. С другой стороны, филиалы "могут осуществлять все функции юридического лица", и, если руководителю филиала будет предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, противоречить законодательству это не будет.

Но в этом случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации. В качестве примера можно привести полномочия руководителя президента ОАО "РЖД", среди которых кроме утверждения штатного расписания аппарата управления общества есть полномочие по согласованию штатного расписания филиалов и представительств общества.

Принимая работника в филиал, с ним заключают трудовой договор, который со стороны работодателя подписывает руководитель филиала. Не стоит путать: в качестве работодателя в данном случае будет выступать не филиал, а сама организация в лице руководителя филиала.

В преамбуле трудового договора следует писать: "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм" в лице директора Ивановского филиала ООО "Ритм" Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании доверенности N В соответствии со ст.

Таким образом, в пункте "Место работы" следует сделать запись: "Местом работы работника является общество с ограниченной ответственностью "Ритм" ООО "Ритм" , Ивановский филиал, расположенный в г. В реквизитах договора указываются реквизиты организации ООО "Ритм". До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под роспись со следующими документами: - правилами внутреннего распорядка; - коллективным договором если таковой имеется ; - иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника ч.

После подписания трудового договора обеими сторонами руководитель филиала издает приказ о приеме работника на работу по форме N Т-1, утвержденной Постановлением N 1. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Согласно ст. Итак, на основании приказа уполномоченный сотрудник производит запись в трудовую книжку принятого работника.

При этом в трудовой книжке отмечают место работы с указанием обособленного структурного подразделения. Запись выглядит следующим образом: заголовок - "Общество с ограниченной ответственностью "Ритм", ниже - "ООО "Ритм", под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу в соответствии с приказом, в графе 3 делается запись "Принят на работу в Ивановский филиал в отдел закупок на должность менеджера", в графе 4 проставляется - номер и дата приказа.

Далее на работника заводится личная карточка по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением N 1. В ней работник проставляет свою подпись в подтверждение сведений. Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал ликвидируется, переименовывается или когда работника переводят из одного филиала в другой.

Ликвидация филиала. Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации ч. Данное правило распространяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя.

В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности предприятия. При ликвидации филиала работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре. О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией филиала работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев, но при этом работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении ст.

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения с зачетом выходного пособия. В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен ст.

При увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках необходимо сделать следующую запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Ивановского филиала в г.

Иваново, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации". Сокращение численности или штата сотрудников филиала. Оно осуществляется в том же порядке, что и сокращение численности или штата сотрудников организации, согласно ТК РФ. Но у работодателей часто возникает вопрос: надо ли предлагать сокращаемым сотрудникам филиала имеющиеся вакансии в головной организации или других обособленных подразделениях? В силу ст. При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.

Руководствуясь данной статьей, можно сделать вывод, что работодатель обязан предлагать имеющиеся у него вакансии в головной организации или других филиалах, если все они находятся в одной местности. Если сокращение численности или штата происходит в филиале г.

Калуги, а головная организация находится в г. Москве, вакансии, существующие в Москве, работодатель предлагать не обязан, если только это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Изменение наименования или места нахождения филиала.

Если меняется наименование филиала, ничего, кроме внесения записей в трудовую книжку, делать не нужно разумеется, все же придется внести изменения в учредительные документы и положение о филиале.

В данном случае применяется по аналогии порядок изменения наименования организации. Запись в трудовой книжке будет выглядеть так: "Ивановский филиал переименован в "Филиал г. Если же филиал изменил свое место нахождения, которое является обязательным условием трудового договора, следует руководствоваться ст.

Перевод работника. То есть, если вы хотите, чтобы работник из одного филиала перешел в другой, оформляйте перевод. Поскольку изменение структурного подразделения считается изменением существенных условий трудового договора, от работника следует получить согласие. Перевод оформляется путем заключения дополнительного соглашения и издания приказа по унифицированной форме N Т-5, утвержденной Постановлением N 1, после чего запись о переводе вносится в трудовую книжку и личную карточку работника.

При переводе работника в другую местность ему предоставляются определенные гарантии. Если согласие на перевод получено, по предварительной договоренности с работником работодатель обязан возместить расходы на переезд самого работника, членов его семьи и провоз имущества за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения и на обустройство на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора ст. Если же работник отказывается от перевода в другую местность, трудовой договор с ним прекращается по основанию, предусмотренному п.

Увольнение работников филиала осуществляется в порядке, установленном Трудовым кодексом. Но при оформлении документов могут возникнуть некоторые затруднения, например, не совсем ясно, на чье имя работник должен писать заявление об увольнении по собственному желанию. Поскольку работодателем является юридическое лицо, создавшее филиал, заявление об увольнении а также все заявления, связанные с трудовой деятельностью работник пишет на имя руководителя организации, а подписывать его и издавать приказ будет уже руководитель филиала.

Что касается записи в трудовой книжке, вопросов не возникает: запись производит сотрудник кадровой службы филиала. Но проблема в том, что запись должна заверяться оттиском печати организации, печать филиала для этих целей использовать категорически нельзя. Согласно Постановлению N и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от Напомним, что в соответствии с законодательством печать организации должна содержать полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица.

Печать обособленного структурного подразделения также должна содержать наименование обособленного подразделения и, соответственно, его местонахождение.

Таким образом, если прием работника в филиал, его перевод, предоставление отпуска и т. И если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один - изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации ответственным в филиалах лицам.

Подведем итог. Если вы открываете филиал, в первую очередь решите, каким образом будут осуществляться трудовые отношения с работниками этого филиала - централизованно или на месте.

В том и другом случае есть свои плюсы и минусы, выбор остается за работодателем. Если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно продумать и закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая при этом сроки, установленные ТК РФ трехдневный срок подписания приказа о приеме на работу, трехдневный срок выдачи документов, связанных с работой, срок выдачи трудовой книжки в связи с увольнением и т.

Если же принимается решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформлять соответствующие документы: доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати, и др. Похожие статьи:. Трудовые отношения с работниками филиалов Законодательство РФ предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений - представительств и филиалов.

Характерные особенности представительств и филиалов таковы: - не являются юридическими лицами; - наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом; - должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица; - действуют на основании утвержденных положений; - регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения.

Оформляем полномочия филиала Поскольку наиболее часто коммерческие организации открывают обособленные подразделения в виде филиалов, рассмотрим, как правильно организовать кадровое делопроизводство в филиале. Составляя доверенность на имя руководителя филиала, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом представительством , заключать сделки и подписывать договоры, необходимо прописать право на: принятие и увольнение работников подразделения; подписание трудовых договоров; издание приказов, внесение записей в трудовые книжки; применение дисциплинарных взысканий и поощрений; заключение договоров о материальной ответственности и др.

Ведение Делопроизводства в Обособленном Подразделении Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака например, Этим же Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки. Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Трудовая книжка больше не понадобится – что будет вместо нее

Приказы по основной деятельности и выдачу трудовых книжек; Приказ О. Приказом можно как утвердить ли хранение трудовых книжек.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм Приказ о закрытии обособленного подразделения Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:. Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов — их ценность, выражающуюся в сроке хранения. Компания "Кадры в порядке" разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов. Все журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации учреждения и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги - дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации или ее организационно-правовая форма меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения. О компании Каталог товаров Доставка и оплата Учебный центр Полезная информация. Приказы по основной деятельности.

Порядок увольнения исчерпывающим образом отражен в ст. Данная норма определяет, что последним днем действия договора является последний трудовой день служащего.

Как вести кадровую документации в филиале компании Приказ о хранении трудовых книжек директоров обособленных подразделений Законодательство РФ предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений - представительств и филиалов. В связи с этим у работодателя возникает вопрос: каким образом регулировать трудовые отношения с работниками таких подразделений? О том, как передаются полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками филиалов, кто может производить записи в трудовых книжках, может ли филиал иметь свое штатное расписание и свою печать, вы узнаете из данной статьи.

Приказ о переводе сотрудников из одного обособленного подразделения в другое

Где хранятся трудовые книжки работников? Как вести кадровую работу в филиале В соответствии с ч. Традиционно заполняется шапка распорядительного бланка информацией об организации, номере и дате издания приказа, а также месте его оформления. Надо отметить, что если работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным. Религиозных убеждений.

Сотрудник после увольнения не забирает трудовую книжку

Как правильно оформить перевод сотрудника в другое обособленное подразделение? О переводе из обособленного подразделения в юридическое лицо Акция месяца 8- КоллегиПодскажите как правильно оформить перевод сотрудника в другое обособленное подразделение? Нижний Новгород. Как мы поняли из вашего вопроса, вы хотите перевести работника из одного обособленного подразделения в другое. Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, обособленное подразделение организации согласно п. Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы осуществлять прием, увольнение, перевод работников в пределах своего обособленного подразделения. При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в обособленное подразделение, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении ч. В свою очередь, ч. Отсюда можно сделать вывод, что перевод работника из одного обособленного подразделения в другое в пределах одного юридического лица - это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника. Все о переводе работника: наиболее частые вопросы вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

.

.

Ведение кадровой документации в филиале

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева
Похожие публикации