Образец плана по микрофильмированию

Технические требования к серверному оборудованию, системам хранения электронного контента и печатающим устройствам определяются, исходя из реальных объемов имеющегося цифрового контента, перспектив его наращивания и нужд в осуществлении распечатки электронных копий. Основные требования к технологическим [44] помещениям подразделения по созданию электронных копий архивных документов и рабочим местам сотрудников Помещения, где производятся работы по оцифровке архивных документов и созданию электронных копий, должны иметь естественное и искусственное освещение. Желательна ориентация оконных проемов на север или северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми жалюзи или занавесками, позволяющими полностью закрывать при необходимости оконные проемы.

Подготовка и разработка аварийных комплектов документации 4 Требования к документам, подлежащим микрофильмированию 8 Составление ведомости аварийного комплекта документации 9 1. Образец приказа для организации работ на объекте 13 2. Форма ведомости аварийного комплекта документации 14 3. Титульный лист сопроводительного перечня аварийного комплекта документации объекта 15 4.

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

Порядок разработки и оформления ведомостей комплектов документации, поставляемой на микрофильмирование 4. Подборку документов для включения в состав комплекта осуществляют вместе с группой СФД должностные лица, ответственные за подготовку и проведение данных мероприятий.

Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ВКД. В состав комплекта документов отбираются подлинники оригиналы документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные заверенные копии документов.

В случае отсутствия на объекте необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий направляются запросы на объекты-держатели подлинников непосредственно или через вьппестоящую организацию. Состав документов, включаемых в конкретный комплект, регламентируется соответствующими нормативами, при их отсутствии - экспертным путем. Для определения и подтверждения подлинности и ценности документов на недвижимые объекты национального достояния, а также документов, относящихся к категории культурного и исторического наследия, проводится государственная историко-культурная экспертиза исходных документов, предназначенных для создания СФД.

Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять по качеству и физическому состоянию следующим основным требованиям ГОСТ 13. Документы, не отвечающие указанным требованиям, должны быть доработаны, реставрированы или восстановлены до указанных требований и заверены соответствующими подписями на предмет их достоверности подлинности.

Для доработки и восстановления документации целесообразно использовать современные компьютерные методы. В случаях невозможности или нецелесообразности поднять качество документов до уровня требований ГОСТ 13. Допустимый уровень качества таких документов определяется экспертным путем, в соответствии с Положением об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение, специальной комиссией с учетом возможностей имеющегося в специальной лаборатории микрофильмирующего оборудования.

Москвы специальной лаборатории микрофильмирования. ГАРАНТ: Об утверждении Положения об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение см.

N 2-РЗМ Утраченные или непригодные к микрофильмированию документы подлежат изготовлению или восстановлению в соответствии с требованиями нормативных документов, либо требованиями упомянутой комиссии. В целях подготовки документации к микрофильмированию объект, кроме своих специалистов, может привлекать на договорной основе и другие предприятия и организации, а также сторонних специалистов.

В отобранные для поставки на микрофильмирование документы должны быть внесены изменения, появившиеся на момент комплектования документации. Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и уже замикрофильмированную документацию на объектах-поставщиках документации ежегодно проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее последнего микрофильмирования.

По результатам анализа внесенных в документацию изменений объект-поставщик документации составляет акт, в котором указывается перечень документов, подлежащих отправке на повторное микрофильмирование из-за внесенных в них принципиальных изменений.

На микрофильмирование документация высылается в полном комплекте и объеме. Москвы спецлабораторией , может быть принята на микрофильмирование и часть комплекта. Отправку документации в спецлабораторию производят одной или несколькими партиями. В одной партии должны быть документы одного вида СФД. Партию, документов отправляют одной или несколькими посылками.

В том случае, если в одной партии высылается весь комплект документации, то в качестве сопроводительного документа используется ведомость комплекта соответствующей документации, если часть комплекта, в состав которой вошла лишь часть документации, перечисленной в ВКД, - к ведомости прилагается сопроводительный перечень. На каждую партию оставшейся части комплекта документации разрабатывается сопроводительный перечень. Форма сопроводительного перечня приведена в приложении 5.

ВКД отправляется с первой партией документации данного комплекта. Грифованные документы направляют в спецлабораторию в самостоятельных упаковках по отдельному сопроводительному перечню. Каждая партия документов направляется на микрофильмирование сопроводительным письмом. Вариант сопроводительного письма приведен в приложении 6.

При отправке документов на повторное микрофильмирование в сопроводительном письме делается пометка "Повторно в связи с внесением изменений", а также сообщаются предложения о целесообразности хранения или уничтожения микрофильмов с ранее замикрофильмированной документацией. Комплектовочные документы и сопроводительные перечни на объекте хранят в специальном деле на правах подлинников.

Отправке документации на микрофильмирование должно предшествовать заключение договора поставщика документации с Головной службой ТСФД г. Москвы спецлабораторией. В договоре определяются: порядок доставки документации в спецлабораторию, меры по обеспечению сохранности поставляемых документов и меры ответственности за сохранность, сроки и порядок их возврата владельцам, вид носителей, на которых изготавливается СФД, меры по обеспечению права собственности владельцев документов на записанную в них информацию.

Вариант договора на поставку и микрофильмирование документации СФД приведен в приложении 7. Объект-поставщик документации должен обеспечить ее отправку и получение в упаковке таре , исключающей повреждение документации, обеспечивающей ее защиту от попадания влаги. Документы упаковываются в тару в соответствии с порядком их записи в сопроводительном документе. Укладка документов в упаковках должна исключать возможность их смещения, смятия при пересылке, проникновения влаги внутрь посылки.

Отправку посылок производят спецсвязью или обычным транспортом в соответствии с установленными законодательством требованиями по охране государственной и коммерческой тайны. Пересылка документации осуществляется силами и средствами объекта-поставщика документации.

Основные положения по изготовлению, хранению и использованию СФД и отчетности выполнения плановых заданий 5. Под изготовлением страховых документов понимается процесс копирования перезаписи информации подлинных документов на микрографические носители и оптические диски, выбранные в качестве носителей страховых документов.

Микрографические носители обеспечивают компактное гарантированное хранение записанной на них документированной информации в естественной человекочитаемой форме в течение нормативного срока хранения документации конкретного вида, а для документации бессрочного хранения - не менее 100 лет. Страховые документы изготавливаются в специальной лаборатории, являющейся структурным подразделением Головной службы ТСФД г. Москвы к изготовлению страховых документов вправе привлекать на договорной основе другие действующие в Москве специальные лаборатории.

Организации, имеющие собственные спецлаборатории, используют их для изготовления страховых документов на подведомственные объекты. При этом качество страховых документов должно соответствовать требованиям соответствующих нормативных документов.

Поступившая в специальную лабораторию от поставщиков документация подвергается обязательному входному контролю на соответствие ее состава комплектовочным документам сопроводительным перечням , требованиям к качеству, предъявляемым соответствующими нормативными документами или экспертной комиссией по качеству исполнения. В случае их несоответствия документация возвращается поставщику на доработку. Москвы по договорам с поставщиками документации за их счет вправе выполнять работы по улучшению восстановлению качества представленных документов на основе современных компьютерных технологий.

Для выполнения указанных работ возможно привлечение Головной службой и других организаций. Восстановленной улучшенной документации придается юридический статус подлинника ставятся соответствующие подписи и печати , после чего она возвращается в специальную лабораторию на микрофильмирование. Страховые документы изготавливаются на микрографических носителях: 35 мм рулонной пленке МР-35 и микрофишах МФА6 , изготовленных на галогенидосеребряной пленке.

Целесообразность применения рулонного или форматного микрографического носителя микрофиши определяется Головной службой ТСФД г. Москвы совместно с головной организацией по виду СФД или поставщиком документации, исходя из особенностей каждого вида СФД. Страховые документы , содержащие программы для ЭВМ, изготавливаются на оптических дисках.

При изготовлении страховых документов и их копий используются современные интегрированные микрографические и компьютерные технологии. Москвы создается в виде двух идентичных по составу и структуре страховых фондов - основного и запасного, поэтому все страховые документы изготавливаются в двух экземплярах - в негативном и позитивном изображении.

Основной СФД позитив предназначен для изготовления копий документов в случае утраты или недоступности оригиналов , износа или порчи ранее изготовленных копий СД. После микрофильмирования комплекты подлинной документации возвращаются поставщикам в полной сохранности, без ухудшения первоначального качества в оговоренные в договорах на микрофильмирование сроки. Порядок обеспечения сохранности документации при ее возврате аналогичен порядку, установленному при поставке и изложенному в п.

Вместе с партией документации объекту-поставщику возвращается один экземпляр ВКД СП с обозначением номеров микрофильмов и адресов расположения микроизображений документов на микрофильмах, содержащих указанную партию документов.

При несоответствии документации предъявляемым к ней требованиям срок микрофильмирования, установленный в договоре, корректируют с учетом времени, необходимого для доработки документации.

Отправка доработанной документации в спецлабораторию оформляется сопроводительным письмом и сопроводительным перечнем. Изготовленные на микроформах страховые документы в специальной лаборатории проверяются на соответствие требованиям нормативных документов.

При отсутствии таких нормативов заключение о соответствии качества СФД потребностям пользователей делается экспертным путем с выводом о целесообразности передачи изготовленных страховых документов на хранение. Прошедшие контроль микрофильмы и оптические диски после регистрации и учета в соответствии с установленным порядком передаются в основное и запасное хранилища, представляющие собой инженерно-технические сооружения, обеспечивающие защиту СФД от поражающих воздействий.

В них создаются необходимые для хранения СФД температурно-влажностные условия, обеспечивается надежное хранение, требуемый режим секретности. Проводятся регламентные работы по проверке физического состояния страховых документов и необходимые профилактические мероприятия. Осуществляются также мероприятия по исключению несанкционированного доступа к страховым документам , выполняются работы и мероприятия по обеспечению возможности оперативного размножения и выдачи пользователям страховых документов на установленных видах носителей.

Москвы и хранилищах создаются компьютерные банки данных. Москвы совместно с поставщиками документации вносятся текущие изменения в страховые документы, проводится перевод их на архивное хранение или уничтожение с отражением соответствующих изменений в информационно-поисковых системах, а также в учетных и отчетных документах.

О происшедших изменениях информируются организации, ранее получившие рабочие копии СД. Изменения в страховые документы, а также исключение или введение новых документов производится в случае уточнения заданий объекту на военное время, проведения на объекте строительно-монтажных или ремонтных работ, в ходе которых появились новые здания и сооружения, внесены изменения в конструкции существующих зданий и сооружений, коммунально-энергетические системы, технологические процессы.

Ответственность за своевременность представления сведений об изменениях несет поставщик документации. Пользователями СФД на объект могут быть: - объекты-поставщики документации; - вышестоящие по отношению к этим объектам органы управления по вопросам, входящим в их компетенцию; - органы управления подсистем ТСФД г.

Выдача копий документов СФД пользователю предусматривается в случае утраты, порчи и недоступности в требуемые сроки подлинников в ЧС и военное время, при создании копий СД для использования в оперативных целях в повседневной жизни, а также при износе и порче указанных копий.

Москвы в мирное и военное время, утверждаемым Правительством Москвы. Для получения копий страховых документов организация-пользователь, либо физическое лицо оформляют по установленной форме заявку, согласовывают ее с головной организацией по конкретному виду СФД и направляют в Головную службу ТСФД г. Для получения копий СФД-В заявка согласовывается с вышестоящим органом, в ведении которого находится объект.

Форма заявки пользователя на обеспечение копиями документов страхового фонда приведена в приложении 8. Москвы на основании оформленной заявки изготавливаются копии запрашиваемых страховых документов на требуемом пользователю носителе на бумаге, микроформах , оптических дисках и т. Хранящиеся в хранилищах ТСФД г.

Москвы компактные носители, на которых выполнен СФД, никому не выдаются. Предприятия, организации, по заявке которых выполнены копии СД, возмещают технической лаборатории стоимость их изготовления. Работа пользователей с копиями страховых документов организуется в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, действующих в подсистемах. Объект представляет в вышестоящую организацию в установленные ею сроки квартальные и годовые отчеты о выполнении плана представления документации на микрофильмирование и ходе микрофильмирования в виде таблицы и пояснительной записки, в которой излагаются возникшие в ходе работы проблемы, предложения по их решению, отмечаются новые и поучительные приемы в работе.

Форма Отчета о выполнении плана представления документации на микрофильмирование и ходе микрофильмирования приведена в приложении 9. Выписки из отчета направляются также в головные организации по тем видам СФД, для создания которых на объекте готовится документация, по вопросам, входящим в компетенцию этих организаций.

Отчеты подписываются руководителем предприятия-поставщика документации. Выписки из отчета для головных организаций по видам СФД подписывают специалисты объекта, отвечающие за подготовку соответствующих видов СФД. Москвы и головные организации по видам СФД подсистем. Контроль может осуществляться путем проведения проверок, а также заслушиванием руководства объектов на заседаниях соответствующих коллегиальных органов управления системы ТСФД г.

Москвы и ее подсистем. Планирование работ по подготовке и поставке документации для микрофильмирования 6. Исходным этапом планирования работ по подготовке и поставке документации для создания СФД на объект является разработка перечней изделий работ, услуг , зданий, сооружений, инженерных сетей и коммуникаций, видов документации, на которые планируется создание СФД.

Разработанные и утвержденные установленным порядком перечни являются основой планирования создания СФД на объект.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Микрофильмы в Нацбиблиотеке

утверждение планов микрофильмирования документации, входящей в территориальный фонд; на микрофильмирование" (форма плана дана в приложении N 5). Образец заполнения второго листа ВАКД. Образец договора на поставку и создание электронных образов, микрофильмирования документов страхового фонда документации Календарный план основных мероприятий ГО и ЧС Министерства.

Порядок разработки и оформления ведомостей комплектов документации, поставляемой на микрофильмирование 4. Подборку документов для включения в состав комплекта осуществляют вместе с группой СФД должностные лица, ответственные за подготовку и проведение данных мероприятий. Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и утвержденной ВКД. В состав комплекта документов отбираются подлинники оригиналы документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные заверенные копии документов. В случае отсутствия на объекте необходимых подлинных документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или учтенных копий направляются запросы на объекты-держатели подлинников непосредственно или через вьппестоящую организацию. Состав документов, включаемых в конкретный комплект, регламентируется соответствующими нормативами, при их отсутствии - экспертным путем. Для определения и подтверждения подлинности и ценности документов на недвижимые объекты национального достояния, а также документов, относящихся к категории культурного и исторического наследия, проводится государственная историко-культурная экспертиза исходных документов, предназначенных для создания СФД. Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования, должны удовлетворять по качеству и физическому состоянию следующим основным требованиям ГОСТ 13. Документы, не отвечающие указанным требованиям, должны быть доработаны, реставрированы или восстановлены до указанных требований и заверены соответствующими подписями на предмет их достоверности подлинности. Для доработки и восстановления документации целесообразно использовать современные компьютерные методы. В случаях невозможности или нецелесообразности поднять качество документов до уровня требований ГОСТ 13. Допустимый уровень качества таких документов определяется экспертным путем, в соответствии с Положением об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение, специальной комиссией с учетом возможностей имеющегося в специальной лаборатории микрофильмирующего оборудования. Москвы специальной лаборатории микрофильмирования. ГАРАНТ: Об утверждении Положения об экспертизе документов, подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к использованию и закладке на хранение см. N 2-РЗМ Утраченные или непригодные к микрофильмированию документы подлежат изготовлению или восстановлению в соответствии с требованиями нормативных документов, либо требованиями упомянутой комиссии. В целях подготовки документации к микрофильмированию объект, кроме своих специалистов, может привлекать на договорной основе и другие предприятия и организации, а также сторонних специалистов. В отобранные для поставки на микрофильмирование документы должны быть внесены изменения, появившиеся на момент комплектования документации. Для определения необходимости внесения изменений в ранее поставленную и уже замикрофильмированную документацию на объектах-поставщиках документации ежегодно проводится анализ изменений, внесенных в действующую документацию с момента ее последнего микрофильмирования.

Деятельность Комитета освещалась в Бюллетене Микрофильмирование документов, существующих только в электронной.

Предмет Договора 1. Объект - поставщик документации принимает на себя обязательства по поставке установленным порядком оформленной документации на микрофильмирование в специальную лабораторию Головной службы ТСФД г.

Образец плана по микрофильмированию

Общие положения 1. Межведомственный координационный Совет по территориальному страховому фонду документации г. Москвы далее - координационный Совет предназначен для организации и контроля за выполнением работ по созданию, сохранению и использованию территориального страхового фонда документации Москвы далее - ТСФД г. Москвы на продукцию, включаемую в мобилизационные планы, объекты повышенного риска и системы жизнеобеспечения населения города, а также на объекты, являющиеся национальным достоянием. Москвы и в своей деятельности руководствуется правовыми актами Российской Федерации и г.

Значение слова МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ в Словаре Кольера

Историческая справка. Микрофильмирование появилось почти одновременно с изобретением фотографии в первой половине 19 в. Имеются примеры миниатюрных фотокопий текстов, датированных 1852. Вероятно, пик микрофильмирования текстов в 19 в. Знаменитый фотограф Рене Дагро задумал план доставки микродепеш. Он покинул Париж на воздушном шаре и организовал лабораторию в Туре, где готовил фотокопии донесений, которые отправлялись в Париж почтовыми голубями. Процесс и оборудование. Технологические процессы, применяемые в микрофильмировании, существенно не отличаются от операций в обычной фотографии. Длинные полосы узкой фото- или кинопленки используются для получения последовательных изображений. Применяются пленки двух размеров, обозначаемых как 16- и 35-мм в соответствии с их шириной.

Утратил силу.

Ко второму уровню классификации относятся: автономные округа, входящие в состав края или области районы республики, края, области, автономной области, автономного округа, входящего в состав Российской Федерации, внутригородские районы, округа города федерального значения города республиканского, краевого, областного подчинения, поселки городского типа краевого, областного подчинения. К третьему уровню классификации относятся: внутригородские районы, округа города республиканского, краевого, областного подчинения города районного подчинения, поселки городского типа районного подчинения, сельсоветы В пределах группировок третьего уровня классификации кодируются сельские населенные пункты. При сборе и обработке информации на международном уровне, например, в рамках СНГ предусматривается возможность добавления перед кодом объекта классификации по ОКАТО кода 643 Российской Федерации по Общероссийскому классификатору стран мира. Таким образом, ОКАТО позволяет производить многоаспектный поиск и классификацию объектов по территориям.

.

.

.

.

.

.

Похожие публикации